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Office

Il menu Office serve a chi vende e assiste programmi: tiene il registro delle licenze installate presso i clienti, le scadenze dell'assistenza e la fatturazione dei canoni.

Se non trovi il menu, la tua versione non lo prevede

Come gli altri rami delle versioni specifiche, all'avvio il programma toglie dalla barra l'intero menu quando la versione non è quella.

In sintesi

  • Percorso: Menu ▸ Office ▸ (una delle sei voci)
  • Scorciatoia: F2 salva o avvia, F5 cerca, Esc esce

Inserimento e Modifica Licenze

La scheda di una licenza installata.

Che cosa è stato installato

Campo Descrizione
Codice Il numero della licenza in archivio.
Software Quale programma: FACILE, FACILE LIGHT, RISTOFACILE, HOTEL, DENTAL, FACILE CRM e gli altri dell'elenco.
Anno L'anno della versione.
N. Serie Il numero di serie consegnato al cliente.
Build La build minima.
Data La data della licenza.
Versione La versione per esteso.

Chi la usa e chi l'ha venduta

Campo Descrizione
Cliente Chi usa il programma.
Rivenditore Chi gliel'ha venduto, quando non è una vendita diretta.
Agente L'agente che segue il cliente.
Zona La zona.

L'assistenza

Campo Descrizione
Scadenza Assist. Quando scade il contratto di assistenza.
Rinnovo Assist. NO, SI, CHIAMARE o CESSATA.
Max Attivabile Fino a quale anno e build il cliente può aggiornarsi con questa licenza.
Fatturazione RIVENDITORE o DIRETTA: a chi si fattura il canone.
Periodicità ANNUALE, SEMESTRALE, QUADRIMESTRALE, TRIMESTRALE, BIMESTRALE o MENSILE.

«Chiamare» è una lista di lavoro

Il valore CHIAMARE di Rinnovo Assist. non è un forse: è il modo di segnare i clienti da ricontattare prima della scadenza. Si ritrovano tutti insieme filtrando la stampa dei canoni su quel valore.

Quante licenze, e di che livello

Un quadro di conteggi su quattro colonne, una per livello di licenza: L per LIGHT, S per SMALL, P per PROFESSIONAL, E per EVOLUTION.

Riga Che cosa conta
Principali Le licenze principali acquistate.
Aggiuntive Le postazioni aggiuntive acquistate.
Concesse Quante ne sono state concesse in tutto.
Attivate Quante risultano attivate.
Da Attivare Quante restano da attivare.

A parte, Mobile e WEB contano i dispositivi mobili e gli accessi web.

«Concesse» non scende mai sotto la somma

Salvando, Facile controlla che le Concesse non siano meno di Principali + Aggiuntive, e se lo sono le alza da sé. Non è un errore da correggere: è il programma che impedisce di concedere meno di quanto il cliente ha comprato.

Dove è installata e come si comporta

Campo Descrizione
Configurazione Tre righe libere per descrivere l'installazione.
Luogo Install. Dove si trova.
Responsabile Il referente presso il cliente.
Sottodominio, Indirizzo Api I riferimenti per la parte web.
Stato Licenza UTILIZZO NORMALE, DISATTIVAZIONE o BLOCCO.
Blocca Attivazione OnLine Impedisce che la licenza si attivi da sé via Internet.
Blocca Accesso Web Chiude l'accesso web.

«Blocco» ferma il programma dal cliente

Stato Licenza non è una nota interna: è quello che il programma del cliente legge quando si attiva. Portarlo su BLOCCO o DISATTIVAZIONE, o spuntare i due blocchi, ha effetto sull'installazione del cliente. Sono leve da usare con la stessa cautela di una revoca.

La modifica parte dall'ultima licenza inserita

Modifica Licenze apre la scheda della licenza inserita per ultima, non un elenco. Per arrivare a un'altra si usa F5.

Stampa Canoni Assistenza

L'elenco dei canoni da incassare.

Campo Descrizione
Mese Il mese di scadenza, o TUTTI.
Software Un programma solo, o TUTTI.
Anno L'anno.
Cliente, Rivenditore, Agente, Zona I soliti filtri.
Rinnovo TUTTE, NO, SI, CHIAMARE o CESSATA — le stesse voci della scheda della licenza.

Emissione Fatture

Emette in una volta le fatture dei canoni del mese.

Campo Descrizione
Mese Il mese da fatturare.
Accorpa Fatture Stesso Cliente Un cliente con più licenze riceve una fattura sola invece di una per licenza.
Registro Emissione Fatture La lettera del registro su cui emettere.
Cliente, Rivenditore Restringono l'emissione.

Sotto, la griglia elenca quello che verrà fatturato. F2 chiede conferma — Confermi l' emissione delle Fatture ?, con No preimpostato — e alla fine dice quante ne ha fatte: E' stata emessa 1 Fattura! oppure Sono state emesse N Fatture.

Se la ditta non è configurata per la fattura alla pubblica amministrazione, l'emissione avvisa e si ferma:

Messaggio Che cosa manca
Registro Fatture PA non impostato su Ditta! Il registro dedicato, nelle impostazioni della ditta.
Causale Contabile Fatture PA non impostata su Ditta o non valida! La causale contabile dedicata.
Sezione Fatture PA non impostata sulla Causale Contabile Fatture PA o non valida! La sezione sulla causale.

Situazione Crediti Fatture FE

Una stampa senza domande: elenca i clienti che hanno comprato crediti per la fattura elettronica, ordinati per percentuale di utilizzo, dal più consumato al meno. Chi è vicino a esaurirli sta in cima.

Acquisizione Consumi FE da Digithera

Legge da Digithera quante fatture elettroniche ha consumato ciascun cliente e riporta il dato in Facile. Riguarda solo i clienti che hanno crediti acquistati e una partita IVA.

La domanda iniziale ha tre risposte, e vale la pena leggerla bene:

Vuoi adeguare i consumi di Facile con quelli di Digithera?

Risposta Che cosa fa
Sì Allinea: scrive il consumo letto da Digithera e aggiorna i crediti utilizzati del cliente.
No Registra soltanto la lettura di Digithera, lasciando come sta il conteggio dei crediti utilizzati. Serve a confrontare senza toccare niente.
Annulla Non fa nulla.

La risposta preimpostata è No.

Prima si guarda, poi si allinea

Rispondere No la prima volta e stampare la situazione crediti permette di vedere dove i due conteggi divergono prima di sovrascriverli. Con Sì il dato vecchio di Facile è perso.

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