Gestione documenti¶
Tutte le voci Gestione del menu Vendite aprono la stessa maschera: cambia solo il tipo di documento che elenca, e con esso il titolo della finestra. È il punto da cui si entra nei documenti tutti i giorni.
In sintesi
- Percorso: Menu ▸ Vendite ▸ (un tipo di documento) ▸ Gestione
- Scorciatoia: F2 nuovo, F3 modifica, F5 cerca
- Permessi richiesti: nessun profilo predefinito; le singole voci di menu si abilitano per ogni utente da Archivi ▸ Utenti
A cosa serve¶
Serve a ritrovare un documento emesso, a controllare cosa è stato fatto in un periodo e a crearne uno nuovo. Il titolo della finestra dice su quale archivio si sta lavorando:
| Voce di menu | Titolo della finestra |
|---|---|
| Fatture ▸ Gestione | Gestione Fatture |
| Doc. di Trasporto ▸ Gestione DDT Clienti | Documenti di Trasporto - Clienti |
| Doc. di Trasporto ▸ Gestione DDT Fornitori | Documenti di Trasporto - Fornitori |
| Fatture Pro Forma ▸ Gestione | Fatture Pro Forma |
| Bolle di Accompagnamento ▸ Gestione Clienti | Bolle di Accompagnamento - Clienti |
| Bolle di Accompagnamento ▸ Gestione Fornitori | Bolle di Accompagnamento - Fornitori |
| Buoni di Consegna ▸ Gestione | Buoni di Consegna |
| Ricevute Fiscali ▸ Gestione | Ricevute Fiscali |
| Autofatture - Integrazioni ▸ Gestione - Clienti | Autofatture / Integrazioni - Clienti |
| Autofatture - Integrazioni ▸ Gestione - Fornitori | Autofatture / Integrazioni - Fornitori |
| Ordini Clienti ▸ Gestione | Gestione Ordini - Clienti |
| Preventivi ▸ Gestione | Gestione Preventivi |
La stessa maschera serve anche fuori dal menu Vendite: Gestione Ordini - Fornitori, Ordini Ricorrenti, Richieste Offerta e le Anomalie Carichi Merce su Punti Vendita del menu Magazzino.
Prerequisiti¶
Prima di usare questa maschera occorre avere in archivio i clienti, gli articoli e le aliquote IVA; i registri e i numeratori si impostano nella ditta.
La maschera¶
In alto la barra dei comandi e i filtri — periodo, registro, cliente, agente, operatore, stato —, sotto la griglia dei documenti trovati e in fondo il Totale.
La griglia ha queste colonne:
| Colonna | Contenuto |
|---|---|
| Anno | L'esercizio del documento. |
| Codice, Numero | Identificativo e numero del documento. |
| Data | Data di emissione. |
| Stato | A che punto è il documento. |
| Importo | Il totale. |
| Sync | Lo stato di sincronizzazione con il servizio delle fatture elettroniche. |
| Cliente | L'intestatario. |
| Agente | L'agente del documento. |
| Operatore | Chi lo ha emesso. |
Campi¶
| Campo | Obbl. | Descrizione | Valori ammessi |
|---|---|---|---|
| Data Iniziale, Data Finale | Il periodo da mostrare. | date | |
| Registro | Restringe a un registro di numerazione. TUTTI non filtra. |
voce dell'elenco | |
| Contiene | Cerca un testo nei documenti. | testo | |
| Cliente | Restringe a un cliente. | codice | |
| Agente | Restringe a un agente. | codice | |
| Operatore | Restringe a chi ha emesso il documento. | codice | |
| Stato | Restringe allo stato del documento. | voce dell'elenco |
Pulsanti e comandi¶
| Comando | Scorciatoia | Effetto |
|---|---|---|
| F2 - Nuovo | F2 | Apre un documento nuovo. |
| F3 - Modifica | F3 | Apre in modifica il documento selezionato. |
| F4 - https://fatture.facilecloud.net | F4 | Apre il portale delle fatture elettroniche. |
| F5 - Cerca Documenti | F5 | Applica i filtri e ricarica la griglia. |
| F8 - Forza Invio | F8 | Rimanda al servizio la fattura elettronica selezionata. |
| F9 - Trova | F9 | Cerca un testo nella griglia. |
| Calcolatrice | F12 | Apre la calcolatrice. |
| Consultazione | F11 | Apre la consultazione. |
Come si fa¶
Ritrovare una fattura emessa¶
- Apri Menu ▸ Vendite ▸ Fatture ▸ Gestione.
- Indica il periodo in Data Iniziale e Data Finale.
- Se sai il cliente, indicalo.
- Premi F5 - Cerca Documenti.
- Trova la riga e premi F3 - Modifica.
Controllare le fatture elettroniche non partite¶
- Apri la gestione delle fatture e cerca il periodo.
- Guarda la colonna Sync: dice quali documenti il servizio ha preso in carico.
- Su un documento rimasto indietro, premi F8 - Forza Invio.
Controlli e messaggi¶
| Messaggio | Causa | Cosa fare |
|---|---|---|
| (nessun messaggio, solo un segnale acustico) | Un campo del filtro non è valido. | Guarda dove si è posizionato il cursore: è il campo da correggere. |
Note¶
Una maschera, molti archivi
Poiché la finestra è la stessa per tutti i tipi di documento, l'unico modo per accorgersi di aver aperto la gestione sbagliata è leggere il titolo in alto.
I valori della colonna Stato
Lo Stato è il dato più importante della griglia: dice cosa si può ancora fare con quel documento. I valori possibili, a seconda del tipo:
| Stato | Significa |
|---|---|
SALVATA / SALVATO |
Il documento è registrato ma non ancora stampato: si modifica liberamente. |
STAMPATA / STAMPATO |
È stato stampato. |
CONFERMATO |
L'ordine è confermato: da qui in poi può generare documenti. |
PARZ. CONFER. |
Ordine confermato solo in parte. |
EVASO |
L'ordine è stato consegnato per intero. È lo stato su cui lavora la cancellazione degli ordini evasi. |
RICEVUTO |
L'ordine a fornitore è arrivato per intero. È lo stesso stato di EVASO: cambia solo la parola, secondo il verso del documento. Ci lavora la cancellazione degli ordini ricevuti. |
FATTURATA / FATTURATO |
Il documento è già stato fatturato: non viene più ripreso dall'emissione fatture. |
CONTABIL. |
Il documento è stato contabilizzato. |
NOTA CREDITO |
È stata emessa la nota di credito. |
ANNULLATA / ANNULLATO |
Il documento è annullato. |
ERRORE |
La trasmissione elettronica ha dato errore. |
La forma maschile o femminile segue il tipo di documento: SALVATA per una fattura, SALVATO per un ordine.
La colonna Sync
Ha due soli valori: segna se il documento è già stato sincronizzato verso
l'esterno — cioè se porta l'ora di sincronizzazione. Vale 0 finché non è
partito, 1 quando è stato mandato.
F8 - Forza Invio serve a rimetterlo in coda: si usa quando un documento risulta sincronizzato ma dall'altra parte non è arrivato, oppure quando è stato corretto dopo l'invio e va rimandato.
L'elenco Registro contiene sempre tutte le lettere
Non è preso da nessun archivio: il programma lo costruisce da sé, con
TUTTI in testa e poi tutte le sigle possibili — da A a Z, poi da
AA a ZZ. Sono 702 voci, e ci sono anche se non hai mai emesso un
documento su quel registro.
Conviene quindi scorrere solo le prime posizioni: i registri davvero in uso sono di solito uno o due, e sono le prime lettere.
La sigla non è un dato a parte: è dentro al numero del documento. Il programma somma al progressivo 70.000.000 per ogni lettera della prima posizione e 2.500.000 per ogni lettera della seconda, e da quel numero ricava la sigla da mostrare. È il motivo per cui un documento non si può spostare da un registro all'altro: cambiare registro vuol dire cambiare numero.
Il registro su cui nasce un documento nuovo arriva da due posti, in quest'ordine: se la scheda dell'utente che sta lavorando porta un registro, vince quello; altrimenti si usa il registro che la ditta ha impostato per quel tipo di documento — uno per le fatture, uno per i DDT, uno per gli ordini, e così via.