Esportazione, duplicazione e ricezione dei documenti¶

Tre gruppi di voci che si ripetono su quasi tutti i tipi di documento: Esporta manda il documento fuori da Facile, Duplica ne fa una copia, Ricezione porta dentro i documenti compilati altrove.

In sintesi

Percorso:
- Menu ▸ Vendite ▸ (un tipo di documento) ▸ Esporta
- Menu ▸ Vendite ▸ (un tipo di documento) ▸ Duplica
- Menu ▸ Vendite ▸ Fatture ▸ Ricezione Fatture da Palmare (oppure dal Server FTP*)*
- Menu ▸ Vendite ▸ Doc. di Trasporto ▸ Riezione D.D.T. da Palmare (oppure Ricezione D.D.T. dal Server FTP*)*
Scorciatoia: F2 avvia, Esc esce
Permessi richiesti: nessun profilo predefinito; le singole voci di menu si abilitano per ogni utente da Archivi ▸ Utenti

A cosa serve¶

Duplica è la scorciatoia più usata: si riparte da un documento già fatto invece di ricompilarlo. La copia è un documento nuovo, con numero proprio, che si può poi correggere.

Esporta produce il file del documento per chi lo deve ricevere in forma elettronica.

Ricezione da Palmare e Ricezione dal Server FTP portano in archivio i documenti compilati fuori sede — dall'agente in giro o dal furgone — e li rendono documenti di Facile a tutti gli effetti.

Prerequisiti¶

Per la duplicazione serve solo il documento di partenza. Per la ricezione occorre che i palmari o il server FTP siano configurati.

La maschera¶

Duplica documento

Duplica è una finestrella con il documento di partenza, quello di arrivo e il deposito. Esporta è una finestrella con il documento da esportare e il formato. Le Ricezioni non hanno una maschera propria: fanno una domanda e poi lavorano da sole.

Il titolo della finestra dice sempre su quale documento si sta lavorando — Duplicazione Fatture, Esporta Ordine Cliente, e così via.

Campi¶

Duplica¶

Campo	Obbl.	Descrizione	Valori ammessi
Numero Riferimento	●	Anno, numero e registro del documento da copiare.	anno, numero, lettera
Nuovo Numero	●	Anno, numero e registro da dare alla copia. Lo scegli tu: il programma non propone il primo libero.	anno, numero, lettera
Deposito Nuovo Doc.		Il deposito su cui mettere la copia. Lasciato a zero si legge `DEPOSITO DOCUMENTO ORIGINALE` e la copia resta sul deposito di partenza.	codice
Rimuovi Documento di Riferimento		Cancella l'originale dopo aver creato la copia, previa conferma.	attivo/non attivo

I due campi Registro spariscono se la ditta è impostata a registro unico.

Esporta¶

Campo	Obbl.	Descrizione	Valori ammessi
Registro	●	Il registro del documento. Arriva già impostato su quello della ditta per quel tipo di documento.	da `A` a `Z`
Numero	●	Il numero del documento da esportare.	numero
Formato	●	Il tracciato con cui scrivere il file.	vedi sotto
Nazione		Sigla del paese del destinatario. Serve alla fattura elettronica.	sigla
Cod. Fiscale		Codice fiscale o partita IVA del destinatario.	testo
Destinatario		Il codice destinatario. Per la fattura verso la Pubblica Amministrazione dev'essere di 6 caratteri.	testo
PEC		L'indirizzo PEC del destinatario.	indirizzo

Le voci dell'elenco Formato cambiano secondo il documento:

Documento	Formati offerti
Fattura	`FACILE`, `EXCEL`, `XML-PA SDI`, `XML-PR SDI`, `CHEF EXPRESS DESADV`
Autofattura / integrazione	`FACILE`, `EXCEL`, `XML-PA SDI`, `XML-PR SDI`
Documento di trasporto	`FACILE`, `EXCEL`, `CHEF EXPRESS DESADV`
Bolla, buono, ordine cliente, ordine a fornitore, richiesta offerta, pro forma	`FACILE`, `EXCEL`

Sulle fatture il formato arriva già scelto: XML-PA SDI se il cliente o la destinazione portano un codice IPA, XML-PR SDI negli altri casi.

Ricezione¶

Non ci sono campi. Il programma chiede «Vuoi Collegarti al server FTP ?»:

rispondendo Sì, fa tutto da solo (vedi le note);
rispondendo No, apre una finestra per scegliere a mano il file da caricare — un .rsa o uno .zip — partendo dalla cartella in dell'utente.

Pulsanti e comandi¶

Comando	Scorciatoia	Effetto
F2 - OK	`F2`	Crea la copia, oppure avvia l'esportazione o la ricezione.
Esci	`Esc`	Chiude senza fare nulla.
Elenco di scelta	`F10` o `Space`	Sul campo con il codice, apre l'elenco da cui scegliere.

Come si fa¶

Rifare un documento simile a uno già emesso¶

Apri Menu ▸ Vendite ▸ Fatture ▸ Duplica.
In Numero Riferimento indica la fattura da copiare.
Scegli il Registro su cui creare la copia.
Premi F2 - OK, poi apri la copia dalla gestione documenti e correggila.

Trasformare un documento in un altro tipo¶

Il tipo di arrivo non si sceglie nella finestra: lo decide la voce di menu da cui si entra, e le voci che cambiano tipo sono due sole.

Per fare una fattura da una pro forma, apri Menu ▸ Vendite ▸ Fatture Pro Forma ▸ Emissione Fattura da Pro Forma.
Per fare un ordine da una richiesta di offerta, apri Menu ▸ Ordini ▸ Richieste Offerta ▸ Genera Ordine a Fornitore.

In tutti gli altri casi Duplica fa una copia dello stesso tipo del documento di partenza.

Ricevere i documenti degli agenti¶

Apri Menu ▸ Vendite ▸ Fatture ▸ Ricezione Fatture dal Server FTP — oppure da Palmare se il dispositivo è collegato al computer.
Alla domanda «Vuoi Collegarti al server FTP ?» rispondi Sì.
Aspetta: il programma passa in rassegna tutti gli agenti, uno per uno, e la finestra di avanzamento dice a chi è arrivato.
Controlla i documenti arrivati dalla gestione documenti prima di stamparli.

Caricare a mano un file che l'agente ha mandato per posta¶

Apri la stessa voce Ricezione ... dal Server FTP.
Alla domanda sul collegamento rispondi No.
Scegli il file .rsa o .zip che ti è arrivato.

Controlli e messaggi¶

Messaggio	Causa	Cosa fare
Il documento non è ancora stato emesso ! Confermi L' esportazione ?	Si sta esportando un documento ancora in stato salvato.	Sì esporta lo stesso. Conviene però emetterlo prima: quello che esce non è ancora definitivo.
Il documento risulta annullato! Confermi L' esportazione ?	Si sta esportando un documento annullato.	Sì esporta lo stesso, ma quasi sempre non è quello che si vuole.
Funzione Esportazione Documento non impostata!	Per questa installazione non è configurato alcun formato di esportazione.	Chiedi all'assistenza quale tracciato attivare.
Il documento richiesto non esiste in archivio!	Il Numero Riferimento non corrisponde a nessun documento.	Controlla anno, numero e registro.
Il documento indicato è già presente in archivio!	Il Nuovo Numero è già di un altro documento.	Scegli un numero libero.
Duplicazione Documento Conclusa regolarmente!	La copia è stata creata.	Nessuna azione.
Confermi la rimozione del documento di riferimento ?	Era attiva Rimuovi Documento di Riferimento.	Sì cancella l'originale. La risposta preimpostata è No.
Emissione Fattura da Pro Forma Conclusa regolarmente!	La fattura è stata generata dalla pro forma.	Nessuna azione.
La stampa della Fattura comporterà una doppia movimentazione degli articoli e un raddoppio delle scadenze. Assicurarsi di annullare la Fattura Pro Forma!	La ditta è impostata perché anche le pro forma movimentino il magazzino.	Annulla la pro forma prima di stampare la fattura, altrimenti merce e scadenze risultano il doppio.
Ordine a Fornitore generato regolarmente!	L'ordine è stato generato dalla richiesta di offerta.	Nessuna azione.
Livello Importazioni non Valido!	Il livello di importazione configurato per la ditta è fuori dai valori previsti.	Chiedi all'assistenza di sistemarlo: senza, la ricezione non parte.
Impossibile Caricare RAPI.DLL ! Controllare presenza installazione ActiveSync.	La ricezione da palmare non trova ActiveSync sul computer.	Installa ActiveSync, o usa la ricezione dal server FTP.
(nessun messaggio, solo un segnale acustico)	Manca il Numero Riferimento, il Nuovo Numero o uno dei due anni.	Compila il campo su cui si è posizionato il cursore.

Note¶

La copia è un documento nuovo

Duplica non modifica l'originale: crea un documento con il numero e il registro che gli hai indicato. È il modo più rapido per emettere un documento simile a uno già fatto.

Si può copiare anche da un anno all'altro: i due campi dell'anno sono indipendenti e arrivano tutti e due sull'anno di lavoro.

«Rimuovi Documento di Riferimento» cancella l'originale

Non lo archivia e non lo annulla: lo elimina. Il programma chiede conferma, e la risposta preimpostata è No.

Serve quando si rifà un documento sbagliato, non quando se ne vuole uno simile: in quel caso la casella va lasciata spenta.

Dove finisce il file dell'esportazione

Esporta scrive nella cartella out del programma, creandola se non c'è. Il formato dipende da come è configurata l'installazione: il tracciato documenti di Facile, un foglio Excel, un file XML, o uno dei tracciati concordati con il destinatario. Se non ne è stato impostato nessuno, il programma lo dice.

Per i tracciati delle centrali e dei grandi fornitori la strada è un'altra: Trasferimenti ▸ Esportazione per tracciato.

La duplicazione copia tutto il documento

Non solo la testata: Duplica ricopia anche tutte le righe del corpo nell'ordine in cui stanno, e le integrazioni collegate al documento. Quello che cambia è il numero, il registro e la data; il resto arriva identico e si corregge dopo.

La copia scarica sempre il magazzino

Alcune righe non scaricano il magazzino perché lo ha già fatto un altro documento: per esempio le righe di una fattura nata da un DDT, o da uno scontrino. La copia quell'altro documento non ce l'ha, quindi le sue righe scaricano il magazzino come quelle battute a mano. Fa eccezione la fattura da pro forma, che non è una copia ma prende il posto della pro forma: le sue righe si comportano come quelle della pro forma.

«Riezione D.D.T. da Palmare» è scritto così davvero

Il refuso è nella voce di menu del programma, in tutte le versioni: si legge Riezione invece di Ricezione. Non è un errore di questo manuale.

Come funziona la ricezione dal server FTP

I parametri del collegamento stanno nella scheda della ditta: indirizzo del server, utente, password, modo passivo e registrazione del log. Se il collegamento non è abilitato, la voce di menu non chiede niente e passa diritta alla scelta del file a mano.

Quando invece è abilitato, il programma scorre tutti gli agenti in archivio e per ciascuno:

si collega al server;
entra nella cartella dell'agente, che porta il suo codice — age00007 per l'agente 7 — e la crea se non c'è;
scarica il file dei documenti della ditta, dof00001.rsa per la ditta 1, o in mancanza il corrispondente .zip;
cancella il file dal server e lo carica in archivio.

L'agente che sulla sua scheda ha spuntato Escludi da ricezione ordini viene saltato.

Il file scaricato resta nella cartella in dell'installazione: è la copia di quello che è stato caricato, utile se qualcosa va storto.

Come funziona la ricezione da palmare

Il palmare dev'essere un dispositivo Windows Mobile collegato al computer con ActiveSync: il programma usa quel collegamento per prendere il file dof00001.rsa — il numero è quello della ditta — dalla memoria del palmare e portarlo nella cartella in, poi lo carica.

Se ActiveSync non è installato arriva il messaggio su RAPI.DLL e non succede altro. È una strada legata a dispositivi ormai vecchi: sui palmari di oggi si usa il server FTP.