Assistenza¶
Il sottomenu Assistenza contiene le procedure che intervengono sugli archivi in modo massivo: cambiano un codice ovunque compaia, rimuovono movimenti, azzerano campi. Tutte chiedono una password che ha l'assistenza R.S.A., e non a caso.
Queste procedure vanno usate con l'assistenza
Non esiste annullamento. Prima di ciascuna, il programma stesso avvisa: «Prima di utilizzare la procedura assicurarsi che nessun altro utente stia utilizzando il programma. Per la vostra sicurezza si consiglia di fare una copia dei dati prima di continuare. Prima di procedere è necessario effettuare un accesso ai dati di tutti gli anni di gestione presenti negli archivi e concludere con successo la funzione Aggiorna Catalogo Dati.»
In sintesi
- Percorso: Menu ▸ Utility ▸ Assistenza ▸ (una delle voci)
- Scorciatoia: F2 conferma, Esc esce
- Permessi richiesti: oltre all'abilitazione della voce di menu da Archivi ▸ Utenti, ogni voce chiede la password dell'assistenza nella finestra Richiesta Password
A cosa serve¶
Variazione dei codici¶
Cambiano un codice ovunque compaia negli archivi: anagrafiche, movimenti, documenti, storico. È l'unico modo corretto di rinumerare qualcosa che è già stato usato.
| Voce di menu | Cosa varia | Titolo della finestra |
|---|---|---|
| Variazione Codici Cat. Merceologiche | Le categorie merceologiche. | Variazione Cat. Merceologiche |
| Variazione Codici Iva | Le aliquote IVA. | Variazione Codici IVA |
| Variazione Codici Reparti | I reparti. | Variazione Reparti |
| Variazione Codici Stagione | Le stagioni. | Variazione Stagioni |
| Variazione Codici Marchi | I marchi. | Variazione Marchi |
| Variazione Codici Deposito | I depositi. | Variazione Deposito |
| Variazione Codici Articoli | Il codice di un articolo. | Variazione Codice Articolo |
| Variazione Codici Cat. Economica Clienti | Le categorie economiche. | Varia Categoria Economica Clienti |
| Variazione Codici Causali Magazzino | Le causali di magazzino. | Varia Categoria Economica Clienti |
| Variazione Codici Operatori | Gli operatori. | Varia Categoria Economica Clienti |
| Variazione Codici Agenti | Gli agenti. | Varia Categoria Economica Clienti |
| Variazione Codici Commesse | Le commesse. | Varia Categoria Economica Clienti |
| Variazione Registro Scontrini | Il registro degli scontrini. | Varia Registro Scontrini |
| Variazione Registro Carichi | Il registro dei carichi. | Varia Registro Scontrini |
| Varia Conto | Un conto del piano dei conti. | Variazione Conto |
| Variazione Sottoconti | I sottoconti. Solo Studio: nelle altre versioni la voce non compare. | — |
| Spostamento Codici Clienti | Sposta i codici dei clienti. | — |
Correzioni sugli articoli¶
| Voce di menu | A cosa serve |
|---|---|
| Azzera Listino | Azzera un listino intero. |
| Inversione Modalità IVA | Converte l'archivio da IVA esclusa a IVA inclusa o viceversa. |
| Articoli IVA Inclusa / Articoli IVA Esclusa | Impostano il modo in cui i prezzi degli articoli sono intesi. |
| Aggiorna Gruppi da Tabella / Aggiorna Sottogruppi da Tabella | Riallineano gruppi e sottogruppi degli articoli alla tabella. |
| Associa Settori->Gruppi | Associa i settori ai gruppi. |
| Tronca Descrizioni Articoli a 30 Car | Accorcia le descrizioni a trenta caratteri, per gli apparecchi che non ne accettano di più. |
| Azzeramento Commissione Articoli | Azzera la commissione sugli articoli. |
| Abilita Trasferimento Articoli | Rimette il segno «da mandare» sugli articoli, per rifare un invio a casse e bilance. |
Rimozioni e riporti¶
| Voce di menu | A cosa serve |
|---|---|
| Cancellazione Buoni Sconto Scaduti | Toglie dall'archivio i buoni sconto scaduti. |
| Cancellazione Movimenti di Vendita | Rimuove i movimenti di vendita. |
| Rimozione Movimento Prima Nota | Rimuove un intervallo di registrazioni di prima nota. La finestra si chiama Rimozione Movimento di Prima Nota. |
| Rimozione Movimenti di Magazzino | Rimuove un intervallo di movimenti di magazzino. |
| Riporto Saldi Contabili da Scadenziario | Ricostruisce i saldi contabili partendo dallo scadenziario. |
| Abilita NoSync | Disattiva la sincronizzazione. |
Prerequisiti¶
Prima di ogni procedura di questo menu occorre:
- la password dell'assistenza;
- una copia di sicurezza degli archivi;
- che nessun altro utente stia usando il programma;
- aver aperto tutti gli anni di gestione presenti negli archivi e aver eseguito con successo Aggiorna Catalogo Dati su ciascuno.
L'ultimo punto è quello che viene dimenticato più spesso, ed è quello che fa fallire le variazioni di codice a metà strada.
La maschera¶
Prima si apre Richiesta Password, con un campo Password e i pulsanti F2 - OK ed Esci. Superata quella, compare l'avviso di cautela e poi la maschera vera, che nella grande maggioranza dei casi ha due soli campi: il codice attuale e quello nuovo.
Campi¶
Variazione dei codici degli articoli¶
| Campo | Obbl. | Descrizione | Valori ammessi |
|---|---|---|---|
| Deposito | Restringe a un deposito. | codice | |
| Articolo | Restringe a un articolo. | codice | |
| Cod. Iva, Reparto, Cat. Merc., Fornitore, Stagione, Gruppo, Marchio, Sottogruppo | I filtri con cui scegliere quali articoli toccare. | codici | |
| Nuovo Codice | ● | Il codice da attribuire. | codice |
Le variazioni a due campi¶
| Maschera | Campi |
|---|---|
| Variazione Codice Articolo | Articolo, Nuovo Codice |
| Varia Categoria Economica Clienti | Da Cat. Economica, A Cat. Economica |
| Varia Registro Scontrini | Da Registro, A Registro |
| Variazione Conto | Da Conto, A Conto |
Rimozione Movimento di Prima Nota¶
| Campo | Obbl. | Descrizione | Valori ammessi |
|---|---|---|---|
| Da Numero, A Numero | ● | L'intervallo di registrazioni. | numeri |
| Da Data, A Data | ● | Il periodo. | date |
Rimozione Movimenti di Magazzino¶
| Campo | Obbl. | Descrizione | Valori ammessi |
|---|---|---|---|
| Da Num. Movimento, A Num. Movimento | ● | L'intervallo di movimenti. | numeri |
| Da Data, A Data | ● | Il periodo. | date |
| Causale Magazzino | Restringe a una causale. | codice | |
| Deposito | Restringe a un deposito. | codice |
Riporto Saldi Contabili da Scadenziario¶
| Campo | Obbl. | Descrizione | Valori ammessi |
|---|---|---|---|
| Data | ● | La data delle registrazioni generate. | data |
| Riporta | ● | Da quale scadenziario partire. | CLIENTI, FORNITORI |
| Causale Cont. | ● | La causale contabile da usare. | codice |
| Bil. Apertura | Il conto di bilancio di apertura. | codice |
Azzera Listino¶
| Campo | Obbl. | Descrizione | Valori ammessi |
|---|---|---|---|
| Listino | ● | Il listino da azzerare. | codice |
Pulsanti e comandi¶
| Comando | Scorciatoia | Effetto |
|---|---|---|
| F2 - OK | F2 | Conferma la password, o avvia la procedura. |
| Esci | Esc | Chiude senza fare nulla. |
| Elenco valori | F10 o Space | Sui campi con il codice, apre l'elenco. |
Come si fa¶
Cambiare un codice già usato¶
- Chiama l'assistenza e concorda l'intervento.
- Fai una copia di sicurezza degli archivi e fai uscire tutti dal programma.
- Apri ogni anno di gestione con Scegli Esercizio ed esegui su ciascuno Aggiorna Catalogo Dati.
- Apri la voce di variazione che serve e inserisci la password.
- Indica il codice attuale e il Nuovo Codice.
- Alla domanda Confermi la Variazione? rispondi Sì.
- A fine lavoro Facile mostra un riepilogo di quello che ha toccato.
Rimuovere un blocco di movimenti sbagliati¶
- Stampa prima l'elenco di quello che stai per togliere — il giornale di magazzino o il libro giornale.
- Fai la copia di sicurezza.
- Apri Rimozione Movimenti di Magazzino o Rimozione Movimento Prima Nota, inserisci la password e indica l'intervallo.
Controlli e messaggi¶
| Messaggio | Causa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Password non Valida! | La password inserita non è corretta. | Chiedila all'assistenza: non è una password d'utente. |
| Attenzione! Prima di utilizzare la procedura assicurarsi che nessun altro utente stia utilizzando il programma. … |
L'avviso di cautela che precede quasi tutte le procedure. | Leggilo: elenca i tre prerequisiti veri. |
| Confermi la Variazione? | Conferma prima di cambiare i codici. | Sì procede. La risposta preimpostata è No. |
A fine lavoro ogni variazione dice quanto ha toccato. Il testo cambia con la procedura:
| Messaggio | Da dove arriva |
|---|---|
| Variazione conclusa regolarmente! N records modificati |
Le variazioni semplici: IVA, categorie merceologiche, stagioni, marchi, reparti. |
| Variazione deposito conclusa regolarmente! Sono stati aggiornati N records |
Variazione Codici Deposito. |
| Variazione codice conclusa con successo : N records modificati | Variazione Codici Articoli. |
Il numero è la somma delle righe riscritte in tutti gli archivi toccati, non degli articoli: su una variazione di deposito o di codice articolo è normale che sia molto alto.
Le altre risposte della variazione del codice articolo:
| Messaggio | Causa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Impossibile trovare l' articolo ! | Il codice vecchio non esiste. | Controlla il codice. |
| I due codici indicati sono identici! Impossibile continuare. |
Vecchio e nuovo codice coincidono. | Correggi il codice nuovo. |
| Il codice del nuovo articolo è già presente in archivio ! Vuoi unificare gli articoli ? |
Il codice di destinazione esiste già. | Sì fonde i due articoli in uno: movimenti, listini e giacenze del vecchio passano al nuovo e il vecchio sparisce. È irreversibile. La risposta preimpostata è No. |
Note¶
Perché serve aprire tutti gli anni
Una variazione di codice deve raggiungere anche gli archivi degli anni passati. Se un anno non è stato aperto e catalogato, la procedura non lo vede: il codice resta cambiato in un anno e vecchio in un altro, e le statistiche pluriennali smettono di quadrare.
Molte finestre riusano lo stesso titolo
Cinque voci diverse — categorie economiche, causali di magazzino, operatori, agenti, commesse — aprono una finestra intitolata Varia Categoria Economica Clienti, perché è la stessa maschera parametrizzata. Il titolo non è aggiornato, ma i campi lavorano sul dato giusto.
Quanto lavoro fa ciascuna variazione
Non sono tutte uguali, e il tempo che ci mettono lo dice.
IVA, categorie merceologiche, stagioni, marchi, reparti cambiano un solo campo nell'anagrafica articoli, con una sola operazione. Durano un attimo: quei codici stanno solo lì.
Deposito tocca diciannove archivi: righe dei documenti, movimenti di magazzino e storico, promozioni, distinte, contatori degli articoli, ubicazioni, inventario elettronico, produzione, scorte, testate dei carichi, scarti, matricole, risorse, manutenzioni, movimenti fiscali, contratti clienti e causali di magazzino.
Codice articolo è la più pesante: tocca una cinquantina di archivi dell'anno in corso — tutto quello che nomina un articolo, dalle righe dei documenti ai listini, dai codici a barre alle distinte base, dagli allegati ai lotti — e poi ripete il giro sugli archivi degli ultimi dieci anni. Su un archivio grande può durare a lungo, ed è il motivo per cui va lanciata con tutti fuori dal programma.
Di ogni variazione di codice articolo resta traccia in archivio: il programma registra codice vecchio, codice nuovo e data.
Che cos'è «Abilita NoSync»
È un interruttore che sospende i controlli di coerenza fra archivi.
Normalmente, quando il programma legge un documento che cita un cliente
cancellato, un articolo che non c'è più o una causale sparita, si ferma con
un errore e non lo fa aprire. Con NoSync acceso non si ferma: al posto della
descrizione mancante scrive *** NOT FOUND *** e va avanti.
Serve a entrare in un archivio rotto per ripararlo: senza, certe maschere non si aprirebbero nemmeno e non ci sarebbe modo di correggere il dato che manca.
Due cose da sapere:
- è un interruttore: la stessa voce lo accende e lo spegne, e il programma risponde Flag NoSync Abilitato ! o Flag NoSync Disabilitato !. Quando è acceso, accanto alla voce di menu compare il segno di spunta;
- vale solo per la sessione: chiudendo Facile torna spento, e vale solo sulla postazione che lo ha acceso.
Lavorare con NoSync acceso è pericoloso: i controlli che impediscono di salvare dati incoerenti sono spenti. Si accende per la riparazione e si spegne subito dopo.
«Inversione Modalità IVA» e «Articoli IVA Inclusa/Esclusa» fanno cose opposte
Si somigliano nel nome e vanno tenute ben distinte.
Articoli IVA Inclusa e Articoli IVA Esclusa cambiano solo il segno: mettono quel flag su tutti gli articoli e sulla ditta, e non toccano un prezzo. Un articolo da 100 resta da 100: cambia solo che adesso quel 100 si legge come lordo invece che come netto. Serve quando l'impostazione è stata sbagliata in partenza e i prezzi caricati erano già giusti.
Inversione Modalità IVA fa la conversione vera: gira il flag della ditta e poi ricalcola, aliquota per aliquota, tutti i prezzi — i listini di ogni articolo, l'ultimo e il penultimo prezzo di acquisto, e i prezzi, i costi, le spese e i prezzi fornitore di tutti i movimenti di magazzino. Un listino da 100 con IVA al 22% diventa 122, o viceversa.
Sbagliare fra le due è uno degli errori più costosi: la prima lascia i prezzi e cambia il significato, la seconda lascia il significato e cambia i prezzi. Prima di lanciarle, la copia di sicurezza non è un consiglio.