Contabilizzazione dei documenti¶
Un documento emesso non è ancora una registrazione contabile. Contabilizza genera le registrazioni di prima nota dai documenti del periodo; Controllo Fatture <-> Mov. Contabili e Controllo Fat. Pro Forma <-> Mov. Contabili verificano che documenti e registrazioni corrispondano.
In sintesi
- Percorso:
- Menu ▸ Vendite ▸ Fatture ▸ Contabilizza
- Menu ▸ Vendite ▸ Fatture Pro Forma ▸ Contabilizza
- Menu ▸ Vendite ▸ Ricevute Fiscali ▸ Contabilizza
- Menu ▸ Vendite ▸ Autofatture - Integrazioni ▸ Contabilizza
- Menu ▸ Vendite ▸ Fatture ▸ Controllo Fatture <-> Mov. Contabili
- Menu ▸ Vendite ▸ Fatture Pro Forma ▸ Controllo Fat. Pro Forma <-> Mov. Contabili
- Scorciatoia: F2 avvia, Esc esce
- Permessi richiesti: nessun profilo predefinito; le singole voci di menu si abilitano per ogni utente da Archivi ▸ Utenti
A cosa serve¶
Chi emette i documenti e chi tiene la contabilità spesso non sono la stessa persona: il documento nasce in Vendite e diventa una scrittura contabile in un secondo momento. Contabilizza fa quel passaggio in blocco, sui documenti di un periodo.
I due Controllo <-> Mov. Contabili servono dopo: dicono se qualche documento è rimasto senza registrazione o se qualche registrazione non ha più il suo documento.
Prerequisiti¶
Prima di contabilizzare occorre:
- avere emesso e controllato i documenti del periodo;
- avere sui documenti la Cau. Contabile giusta, perché è quella che decide registro e conti;
- avere il piano dei conti e le causali contabili impostati;
- avere una copia di sicurezza recente.
La maschera¶
Contabilizza apre una finestra di selezione: in alto il registro e gli intervalli di numero e di data, al centro i sei conti su cui imputare le voci che non hanno una riga di merce, in basso la data della registrazione.
Controllo <-> Mov. Contabili invece non ha nessuna finestra: parte subito, e parla solo con i messaggi che mostra.
Campi¶
Contabilizza¶
| Campo | Obbl. | Descrizione | Valori ammessi |
|---|---|---|---|
| Registro | Il registro dei documenti da contabilizzare. | da A a Z |
|
| Da Numero, A Numero | ● | L'intervallo dei numeri di documento. | numeri |
| Da Data, A Data | ● | Il periodo. | date |
| Imputazione Bolli | Mastro, conto e sottoconto su cui girare i bolli. Accanto compare la descrizione del sottoconto. | codici del piano dei conti | |
| Imputazione Spese Accessorie | Il conto delle spese accessorie. | codici | |
| Imputazione Abbuoni | Il conto degli abbuoni. | codici | |
| Imputazione Acconti | Il conto degli acconti. | codici | |
| Imputazione Omaggi | Il conto degli omaggi. | codici | |
| Imputazione Ritenuta Acconto | Il conto della ritenuta d'acconto. | codici | |
| Data Contabilizzazione | La data da dare alle registrazioni. Lasciandola in bianco ogni registrazione prende la data del suo documento: è il caso normale. | data |
I sei conti di imputazione servono per le voci del piede che non hanno una riga di merce a cui agganciarsi. Vanno compilati una volta e restano.
Controllo <-> Mov. Contabili¶
Nessun campo. Il controllo non chiede niente e lavora su tutto l'anno di lavoro.
Pulsanti e comandi¶
| Comando | Scorciatoia | Effetto |
|---|---|---|
| F2 - OK | F2 | Avvia la contabilizzazione o il controllo. |
| Esci | Esc | Chiude senza fare nulla. |
| Interrompi | Durante l'elaborazione, ferma il lavoro. |
Come si fa¶
Contabilizzare le fatture del mese¶
- Controlla le fatture con il riepilogo.
- Apri Menu ▸ Vendite ▸ Fatture ▸ Contabilizza.
- Indica il periodo e avvia.
- Apri la gestione prima nota e verifica le registrazioni generate.
Verificare che nulla sia rimasto indietro¶
- Apri Menu ▸ Vendite ▸ Fatture ▸ Controllo Fatture <-> Mov. Contabili.
- Il controllo parte subito, senza chiedere niente, e scorre tutte le fatture contabilizzate dell'anno.
- Ogni anomalia è un messaggio a sé, da chiudere con OK: tieni carta e penna, perché non resta un elenco.
- Alla fine, se non c'è stato nessun messaggio, compare Nessun errore riscontrato durante il controllo!.
Controlli e messaggi¶
| Messaggio | Causa | Cosa fare |
|---|---|---|
| (nessun messaggio, solo un segnale acustico) | Manca una delle date, o il numero finale è minore di quello iniziale. | Compila o correggi il campo su cui si è posizionato il cursore. |
| La Fattura N. … non risulta contabilizzata | Il documento risulta contabilizzato, ma in prima nota non c'è nessuna registrazione con quel numero. | La registrazione è stata cancellata: rifalla a mano, oppure fai riportare il documento a emesso dall'assistenza e ricontabilizza. |
| I Totali per la Fattura N. … e per il movimento Contabile N. … non coincidono. Totale Fattura … Totale Doc. … |
Il totale del documento e quello della registrazione sono diversi. | Quasi sempre il documento è stato corretto dopo la contabilizzazione: allinea la registrazione dalla gestione prima nota. |
| Esistono diversi movimenti contabili per la Fattura N. … Mov. Prima Nota N. … |
Per quel documento ci sono più registrazioni. Ne vengono elencate fino a dieci. | Cancella quelle di troppo. |
| Nessun errore riscontrato durante il controllo! | Il controllo è finito senza trovare anomalie. | Nessuna azione. |
Note¶
Rilanciare la contabilizzazione non crea doppioni
La contabilizzazione prende solo i documenti in stato emesso. Appena uno viene contabilizzato passa allo stato contabilizzato e la volta dopo non viene più preso: si può quindi rilanciare sullo stesso periodo senza paura, ed è anzi il modo normale di recuperare le fatture emesse dopo la prima passata.
Se la registrazione non riesce, il documento torna indietro a emesso: non resta mai un documento segnato come contabilizzato senza la sua registrazione.
Le fatture ancora salvate e quelle annullate non vengono toccate.
Il controllo parla a messaggi, uno per volta
Non produce né una stampa né una griglia: per ogni anomalia apre una finestrella da chiudere con OK, e va avanti. Su un anno con molte discordanze diventa lungo — c'è il pulsante per interrompere l'avanzamento.
Il controllo guarda tutto l'anno di lavoro, non un periodo, e confronta ogni documento contabilizzato con le registrazioni dei registri delle fatture emesse — comprese quelle a esigibilità differita e quelle CEE. Cerca tre cose: la registrazione che manca, il totale che non torna, e le registrazioni doppie.
Il controllo parte dai documenti: una registrazione di prima nota senza più il suo documento non viene segnalata.
Perché DDT, bolle e buoni non hanno la voce Contabilizza
Perché non sono documenti fiscali: non vanno sul registro IVA delle vendite e non c'è niente da registrare. Quello che si contabilizza è la fattura che ne deriva — la fattura differita o quella immediata — e infatti Contabilizza compare solo su fatture, ricevute fiscali, autofatture e fatture pro forma.