Anagrafica fornitori¶
Da questa maschera si inseriscono e si aggiornano i fornitori dell'azienda: i dati anagrafici e fiscali, le condizioni commerciali proposte negli acquisti e i dati richiesti dalla fatturazione elettronica. Dalla stessa finestra si consultano, senza uscire dalla scheda, i documenti, le scadenze e i movimenti contabili già registrati per quel fornitore.
In sintesi
- Percorso: Menu ▸ Archivi ▸ Fornitori ▸ Inserimento (oppure Modifica*)*
- Scorciatoia: nessuna; la maschera si apre dal menu o dal pulsante corrispondente nella barra degli strumenti
- Permessi richiesti: nessun profilo predefinito; Inserimento e Modifica si abilitano separatamente per ogni utente da Archivi ▸ Utenti
A cosa serve¶
Il fornitore è il soggetto da cui l'azienda acquista. Ogni ordine, DDT di acquisto, fattura di acquisto e registrazione di prima nota lo richiama da qui, riprendendone la ragione sociale, i dati fiscali, il pagamento e la causale contabile: compilare bene l'anagrafica una volta evita di reinserire gli stessi dati su ogni documento.
Esempio: se imposti qui la Causale Contab., le registrazioni di prima nota intestate a questo fornitore nascono già con quella causale, e il programma verifica in fase di salvataggio che sia una causale di acquisto.
La maschera si apre in due modi diversi. Con Inserimento parte vuota, con il codice successivo all'ultimo già utilizzato, e sono disponibili solo le schede Generale e Impostazioni: le altre riguardano dati che un fornitore appena creato non può ancora avere. Con Modifica si apre sull'ultimo fornitore inserito, con tutte le schede e con i comandi di navigazione.
Prerequisiti¶
Prima di inserire il primo fornitore occorre aver definito:
- il tipo di pagamento: il programma propone quello di codice 1 su ogni nuovo fornitore;
- l'archivio dei comuni, da cui si compilano in automatico provincia e CAP;
- l'archivio delle nazioni, richiamato dai campi Naz. e Lingua Docum.;
- le causali contabili di acquisto, se usi la contabilità.
Sono facoltativi, ma se li usi devono esistere prima: banche, categorie economiche, trasportatori, zone, note particolari e le tabelle Tipo Attività e Natura Giurid.
La maschera¶
La maschera è divisa in tre parti:
- in alto la barra dei comandi;
- sotto la testata, sempre visibile, con codice e ragione sociale del fornitore su cui stai lavorando;
- al centro le schede, che occupano il resto della finestra.
Le schede sono queste:
| Scheda | Contenuto |
|---|---|
| Generale | Indirizzo, recapiti, dati fiscali e condizioni commerciali. È la scheda che si compila. |
| Impostazioni | Dati per la fatturazione elettronica, causale contabile, template degli ordini. |
| Totali | Saldi e progressivi per sezione e per anno. Sola lettura. |
| Destinazioni Diverse | Le sedi di consegna alternative del fornitore. |
| Scadenze | Le partite aperte verso il fornitore. |
| Contabilita' | Le registrazioni di prima nota che lo riguardano. |
| D.D.T. | I documenti di trasporto di acquisto. |
| Ordini | Gli ordini emessi al fornitore. |
| Rich. Offerta | Le richieste di offerta inviate. |
| Gruppi | I gruppi di fornitori a cui appartiene. |
| Vendite | Le vendite dei suoi articoli, per cliente e per agente, in un intervallo di date. |
| Note | Una nota libera, di lunghezza non prefissata. |
| Allegati | I file collegati al fornitore. |
Le schede Scadenze, Contabilita', D.D.T., Ordini e Rich. Offerta compaiono solo se hai il permesso di aprire l'archivio corrispondente e se quell'archivio contiene almeno un documento: se una di queste schede non c'è, non è un guasto.
Campi¶
Testata¶
| Campo | Obbl. | Descrizione | Valori ammessi |
|---|---|---|---|
| Codice | ● | Identificativo del fornitore. In inserimento il programma propone il primo codice libero; puoi sostituirlo. In modifica non è modificabile. | Da 1 a 99999999 |
| Rag. Soc. 1/Cognome | ● | Denominazione del fornitore, o il cognome se è una persona fisica. | Fino a 45 caratteri |
| Rag. Soc. 2/Nome | Seconda riga della denominazione, o il nome se è una persona fisica. | Fino a 45 caratteri |
Scheda Generale¶
| Campo | Obbl. | Descrizione | Valori ammessi |
|---|---|---|---|
| Persona Fisica/Giuridica | Natura del soggetto. Su un nuovo fornitore parte da GIURIDICA. | FISICA, GIURIDICA | |
| Sesso | Compilabile solo per le persone fisiche; sulle giuridiche resta spento. | (vuoto), MASCHILE, FEMMINILE | |
| Ditta Individuale | Compilabile solo per le persone fisiche. | (vuoto), NO, SI | |
| In Liquidazione | Segnala che la società è in liquidazione. | (vuoto), NO, SI | |
| Tipo | Distingue i fornitori di merce da quelli di prestazioni. Filtra l'elenco nella finestra di ricerca. | GENERICO, BENI, SERVIZI | |
| Indirizzo | Via e numero civico. | Fino a 100 caratteri | |
| Città | Digitando un comune presente in archivio, provincia e CAP si compilano da soli. | Fino a 30 caratteri | |
| Cap | Codice di avviamento postale. | Solo cifre, fino a 5 | |
| Prov. | Sigla della provincia. | 2 caratteri | |
| Naz. | Codice della nazione. | Fino a 4 caratteri, dall'archivio nazioni | |
| P.Iva | Partita IVA. Sui soggetti italiani il programma ne verifica il codice di controllo al salvataggio. | Fino a 28 caratteri | |
| Cod. Fiscale | Codice fiscale. Sui soggetti italiani il programma ne verifica il codice di controllo al salvataggio. | Fino a 16 caratteri | |
| Telefono | Quattro campi indipendenti per altrettanti numeri. | Fino a 14 cifre ciascuno | |
| Cellulare | Numero di cellulare. | Fino a 14 cifre | |
| Fax | Numero di fax. | Fino a 14 cifre | |
| Pagamento | Condizione di pagamento proposta nei documenti di acquisto. Accanto compare la descrizione. | Codice dall'archivio pagamenti | |
| Banca | Banca d'appoggio del fornitore. | Codice dall'archivio banche | |
| Cat. Eco. | Categoria economica, usata per raggruppare i fornitori nelle statistiche. | Codice dall'archivio categorie economiche | |
| Trasportatore | Vettore abituale. | Codice dall'archivio trasportatori | |
| Nota Trasfert | Nota, scelta fra le note particolari, che il programma riporta nei documenti in cui compaiono articoli di questo fornitore. | Codice dall'archivio note particolari | |
| Zona | Zona geografica o commerciale. | Codice dall'archivio zone | |
| Tipo Attività | Attività svolta dal fornitore. | Codice di tabella | |
| Natura Giurid. | Forma giuridica scelta dalla tabella, per le statistiche. Da non confondere con Natura Giuridica della scheda Impostazioni. | Codice di tabella | |
| Note | Annotazione breve, visibile in anagrafica. | Fino a 40 caratteri | |
| Riferimento | Persona o ufficio da contattare presso il fornitore. | Fino a 30 caratteri | |
| Indirizzo di posta ordinaria. | Fino a 35 caratteri, in minuscolo | ||
| PEC | Indirizzo di posta certificata. | Fino a 60 caratteri, in minuscolo | |
| Sito Web | Sito internet del fornitore. | Fino a 80 caratteri, in minuscolo | |
| % Sconto | Sconto abituale praticato dal fornitore. | Percentuale | |
| Listino | Listino di riferimento per gli acquisti. | Numero di listino | |
| Aggancio Cli. | Codice del cliente corrispondente, quando lo stesso soggetto è anche cliente. | Codice dall'archivio clienti | |
| %Provvig. 1 | Prima percentuale di provvigione. | Percentuale | |
| %Provvig. 2 | Seconda percentuale di provvigione. | Percentuale | |
| Reg. DDT | Registro su cui numerare i documenti di trasporto di questo fornitore. | (vuoto) o un registro definito in azienda |
Scheda Impostazioni¶
| Campo | Obbl. | Descrizione | Valori ammessi |
|---|---|---|---|
| Escludi da Comunicazioni Iva | Tiene il fornitore fuori dall'elenco IVA. | Casella | |
| Cod. Aggancio | Codice con cui il fornitore viene riconosciuto nei tracciati esterni. | Fino a 6 caratteri | |
| Dest. Diverso | Destinazione di consegna proposta, fra quelle della scheda Destinazioni Diverse. | Numero della destinazione | |
| Forza Esportazione | Include comunque il fornitore nelle esportazioni. | Casella | |
| Template Ordini | Numero del modello usato per generare gli ordini da inviare al fornitore. | Numero | |
| Tipo | Formato del file d'ordine da produrre. | NESSUNO, EXCEL XLS, EXCEL XLXS, EVISION, INGROSS LEVANTE s.p.a., EDIFACT D96A, MODERNA, SISA, APULIA DISTRIBUZIONE, EURITMO | |
| Frazionabile | Indica se l'ordine al fornitore può essere spezzato in più consegne. | (vuoto), NO, SI | |
| Lingua Docum. | Nazione che determina la lingua dei documenti emessi verso il fornitore. | Fino a 4 caratteri, dall'archivio nazioni | |
| Tipo Destinatario, Cod. Ministeriale | Come il fornitore è identificato nel Flusso MOV quando gli si rimandano medicinali (rientri): il tipo e il codice ministeriale del suo sito. Compaiono solo con la gestione farmaceutica attiva. | F - FARMACIA, D - DISTRIBUTORE, P - PRODUTTORE e gli altri tipi del Ministero; codice fino a 11 caratteri | |
| Causale Contab. | Causale proposta nelle registrazioni di prima nota. Accanto compare la descrizione. | Codice dall'archivio causali contabili | |
| Natura Giuridica | Codice della forma giuridica usato dalla fattura elettronica: da questo dipende se il capitale sociale e il socio unico vengono trasmessi. Da non confondere con Natura Giurid. della scheda Generale. | 2 caratteri | |
| Regime Fiscale | Regime fiscale dichiarato dal fornitore. | Da elenco (ORDINARIO, REGIME FORFETTARIO, …) | |
| Ufficio U.R.I. | Provincia dell'ufficio del registro delle imprese. | 2 caratteri | |
| Numero R.E.A. | Numero di iscrizione al repertorio economico amministrativo. | Solo cifre, fino a 20 | |
| Capitale Sociale | Capitale sociale dichiarato. | Importo | |
| Non Iscritto R.E.A. | Da spuntare per i soggetti non iscritti al R.E.A. | Casella | |
| Passaporto Fitosanit. | Solo Ortofrutta. Numero del passaporto fitosanitario del fornitore. | Fino a 30 caratteri | |
| Tipo Codice XML | Nome del tipo di codice usato dal fornitore nelle sue fatture elettroniche. Se ne possono indicare tre. | Fino a 30 caratteri ciascuno | |
| Codice Facile | Codice di Facile a cui agganciare il tipo indicato a fianco. Uno per ciascuna delle tre righe. | NESSUNO, PRINCIPALE, CODICE A BARRE, CODICE ARTICOLO FORNITORE |
I tre campi Tipo Codice XML e i tre Codice Facile stanno nel riquadro CODICI AGGANCIO FATTURE ELETTRONICHE e vanno letti a coppie: a sinistra come il fornitore chiama il codice nel suo file, a destra a quale codice di Facile corrisponde. Servono a far riconoscere gli articoli quando si importa una fattura elettronica di acquisto.
Schede di consultazione¶
Le schede seguenti non si compilano: mostrano dati registrati altrove. Su tutte, il doppio clic o F10 su una riga apre il documento che l'ha generata.
| Scheda | Colonne |
|---|---|
| Totali | Sezione, Anno, Dare, Avere, Saldo, Imponibile, Imposta, Esente, Non imp. art. 8/2 |
| Destinazioni Diverse | Codice, Ragione Sociale, Città, Indirizzo |
| Scadenze | Numero, Data, Num.Fattura, Data Fattura, Tot.Fattura, Importo |
| Contabilita' | Data, Numero Doc., Data Doc., Sez., Descrizione, Dare, Avere, Saldo |
| D.D.T., Ordini, Rich. Offerta | Anno, Numero, Data, Stato, Agente, Cliente, Totale |
| Gruppi | Codice, Descrizione |
| Vendite | Cod.Cli., Cliente, Cod.Age., Agente, Tot.Vendite |
La scheda Destinazioni Diverse ha in più i pulsanti Nuovo, Modifica, Canc. e Stampa, che aprono la maschera Destinazioni diverse; la scheda Gruppi i pulsanti Aggiungi e Rimuovi; la scheda Vendite i campi Data Iniziale e Data Finale per restringere il periodo.
Pulsanti e comandi¶
| Comando | Scorciatoia | Effetto |
|---|---|---|
| F2 - Salva | F2 | Registra il fornitore dopo i controlli. In inserimento, subito dopo il salvataggio la maschera si svuota per il fornitore successivo. |
| F3 - Prec. | F3 | Passa al fornitore precedente nell'ordinamento in uso. |
| F4 - Succ. | F4 | Passa al fornitore successivo. |
| F5 - Cerca | F5 | Apre la finestra Cerca Fornitori. |
| F6 - Elimina | F6 | Cancella il fornitore, previa conferma. |
| Ricarica | Rilegge il fornitore dall'archivio, abbandonando le modifiche non salvate. | |
| F7 - Altri | F7 | Apre il menu con Titolare/Rappr. Legale, Autorizzazione Trattamento Dati e Contratto. Nella versione Energy c'è anche Dati Trasmissione Agenzia Dogane. |
| Mappa | Calcola la posizione del fornitore dall'indirizzo e la mostra sulla mappa. | |
| QrCode | Acquisisce i dati anagrafici dal QR code dell'Agenzia delle Entrate. |
Valgono inoltre in tutta la maschera:
| Comando | Scorciatoia | Effetto |
|---|---|---|
| Guida | F1 | Apre la pagina di guida dell'operazione in corso. |
| Elenco valori | F10, Space o doppio clic | Sui campi che richiamano un archivio, apre l'elenco da cui scegliere. |
| Consultazione | F11 | Apre la finestra Consultazione. |
| Calcolatrice | F12 | Apre la calcolatrice. |
| Campo successivo | Enter o Down | Sposta il cursore sul campo seguente. |
| Campo precedente | Up | Sposta il cursore sul campo precedente. |
| Chiusura | Esc | Chiude la maschera. |
Come si fa¶
Inserire un nuovo fornitore¶
- Apri Menu ▸ Archivi ▸ Fornitori ▸ Inserimento.
- Lascia il Codice proposto, oppure digitane uno diverso.
- Compila Rag. Soc. 1/Cognome, e Rag. Soc. 2/Nome se la denominazione non entra in una riga sola.
- Nella scheda Generale indica Indirizzo e Città: alla conferma del comune, Prov. e Cap si compilano da soli.
- Inserisci P.Iva e Cod. Fiscale. Su una persona giuridica con partita IVA italiana di 11 cifre, il codice fiscale viene ricopiato dalla partita IVA se lo lasci vuoto.
- Controlla il Pagamento proposto e, se serve, correggilo con F10.
- Passa alla scheda Impostazioni e indica la Causale Contab. con cui registrerai le fatture di questo fornitore.
- Premi F2 - Salva. Il programma chiede se stampare l'autorizzazione al trattamento dei dati, poi svuota la maschera per l'inserimento successivo.
Ritrovare e modificare un fornitore¶
- Apri Menu ▸ Archivi ▸ Fornitori ▸ Modifica: la maschera si apre sull'ultimo fornitore inserito.
- Premi F5 - Cerca.
- Nella finestra Cerca Fornitori digita quello che sai — Codice, Partita IVA, Cod. Fiscale o Descrizione — e, se vuoi, restringi l'elenco con Filtra Tipo:.
- Scegli la riga e conferma: il fornitore viene caricato nella maschera.
- Correggi i dati e premi F2 - Salva.
Compilare i dati per la fattura elettronica¶
- Carica il fornitore e apri la scheda Impostazioni.
- Indica Regime Fiscale e Natura Giuridica.
- Se il fornitore è iscritto al R.E.A., compila Ufficio U.R.I., Numero R.E.A. e Capitale Sociale; altrimenti spunta Non Iscritto R.E.A.
- Nel riquadro CODICI AGGANCIO FATTURE ELETTRONICHE scrivi in Tipo Codice XML il nome che il fornitore usa nel suo file e scegli in Codice Facile a quale codice corrisponde.
- Premi F2 - Salva.
Acquisire i dati dal QR code dell'Agenzia delle Entrate¶
- Premi QrCode nella barra dei comandi.
- Incolla nella finestra il contenuto letto dal QR code e conferma.
- Verifica i campi compilati in automatico: nazione, codice fiscale, partita IVA, ragione sociale, indirizzo, città, CAP, provincia e PEC.
- Premi F2 - Salva.
Eliminare un fornitore¶
- Carica il fornitore da eliminare.
- Premi F6 - Elimina.
- Rispondi Sì alla richiesta di conferma.
- La maschera si posiziona sul fornitore successivo. Se non ce ne sono altri, si chiude.
Controlli e messaggi¶
| Messaggio | Causa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Non è stata digitata la Partita IVA! Vuoi Continuare? | Stai salvando un fornitore senza partita IVA. | Rispondi No e inseriscila, oppure Sì per salvare comunque. |
| La Partita IVA digitata risulta già presente in archivio! Vuoi Continuare? | La stessa partita IVA è già di un altro fornitore. | Verifica di non stare duplicando un fornitore già presente. |
| Il Codice Fiscale digitato risulta già presente in archivio! Vuoi Continuare? | Lo stesso codice fiscale è già di un altro fornitore. | Come sopra. |
| Partita IVA non Valida ! Vuoi Continuare? | Su un soggetto italiano il codice di controllo della partita IVA non torna. | Rispondi No e ricontrolla il numero sul documento del fornitore. |
| Codice Fiscale non Valido ! Vuoi Continuare? | Su un soggetto italiano il codice di controllo del codice fiscale non torna. | Rispondi No e ricontrolla il codice. |
| Registro Causale Contabile non compatibile! | La causale indicata non è di acquisti, acquisti CEE o fatture sospese. | Scegli una causale del registro acquisti. |
| La causale contabile deve essere in relazione con i fornitori! | La causale indicata è impostata sui clienti. | Scegli una causale collegata ai fornitori. |
| La causale contabile deve avere il campo Causale IVA = "SI" | La causale indicata non gestisce l'IVA. | Scegli una causale IVA, o correggi quella esistente nella sua anagrafica. |
| Il codice del Tipo di Pagamento non è valido o disponibile. | Il codice digitato in Pagamento non esiste. | Premi F10 sul campo e scegli dall'elenco. Lo stesso messaggio, con il nome dell'archivio corrispondente, compare per Banca, Cat. Eco., Trasportatore, Nota Trasfert, Zona, Tipo Attività, Natura Giurid., Causale Contab. e Lingua Docum. |
| Non hai l' Autorizzazioni sufficienti per completare l' operazione. | Il codice digitato è fuori dall'intervallo riservato ai fornitori. | Usa un codice compreso nell'intervallo, o lascia quello proposto dal programma. |
| In archivio è già presente un record con lo stesso codice. | Il codice digitato è già di un altro fornitore. | Cambia codice. |
| La cancellazione puo' compromettere il corretto funzionamento sugli altri esercizi ! Vuoi Continuare ? | Primo dei due avvisi che precedono la cancellazione. | Rispondi Sì solo se sei certo che il fornitore non serva negli esercizi precedenti. |
| Confermi la Cancellazione.... | Seconda e ultima conferma prima di eliminare. | Rispondi Sì per eliminare davvero il fornitore. |
| Non è possibile eliminare il record poiché utilizzato in alcuni record del database. | Il fornitore è usato in scadenze, prima nota, documenti, movimenti, articoli, contratti o promozioni. | Non è eliminabile: lascialo in archivio. |
| Il record è stato modificato da un altro nodo della rete. | Un altro utente ha salvato lo stesso fornitore mentre lo modificavi. | Premi Ricarica, verifica cosa è cambiato e rifai le tue modifiche. |
| Il record è stato cancellato da un altro nodo della rete. | Un altro utente ha eliminato il fornitore mentre lo modificavi. | La maschera si chiude: non c'è più nulla da salvare. |
| Record di un archivio relazionato non trovato! | Il fornitore richiama un pagamento, una banca o un'altra tabella che non esiste più. | Segnala l'anomalia all'assistenza: manca un record in una tabella di base. |
| Codice Fiscale non impostato! — Indirizzo non impostato! — Citta' non impostata! | Stai stampando l'autorizzazione al trattamento dei dati e mancano dati del fornitore. | Completa la scheda Generale e ripeti la stampa. |
| Codice Fiscale Azienda non impostato! — Indirizzo Domicilio Legale Azienda non impostato! — Citta' Domicilio Legale Azienda non impostata! — PEC Azienda non impostata! | Per la stessa stampa mancano dati della tua azienda. | Completa i dati dell'azienda e ripeti la stampa. |
| Dati Titolare/Legale Rappresentante non presenti in archivio e da compilare manualmente! | Il fornitore è una persona giuridica e non ne è stato registrato il titolare. | Registralo con F7 - Altri ▸ Titolare/Rappr. Legale, oppure compila a mano il modulo stampato. |
| Impossibile acquisire i dati! | Il testo incollato nella finestra del QR code non è leggibile. | Rileggi il QR code e riprova. |
| Codice Fiscale Titolare/Legale Rappresentante non presente in archivio e da compilare manualmente! | Il titolare è registrato ma senza codice fiscale. | Completarne i dati, oppure scriverlo a mano sul modulo stampato. |
Note¶
Attenzione
F7 - Altri salva il fornitore prima di aprire il menu. Se hai fatto modifiche che non volevi registrare, annullale con Ricarica prima di premere F7.
Esc chiude la maschera senza chiedere conferma e senza salvare: le modifiche fatte dopo l'ultimo F2 - Salva vanno perse.
Nei campi Telefono, Cellulare e Fax il programma registra le sole cifre: punti, spazi, barre e prefissi scritti con il segno più vengono tolti al salvataggio.
Cambiando Indirizzo, Città, Cap, Prov. o Naz. la posizione sulla mappa viene azzerata e va ricalcolata con Mappa.
Nota
Nella versione Energy, subito dopo aver salvato un fornitore nuovo, si apre da sola la finestra Dati Trasmissione Agenzia Dogane.
Dove si decide l'intervallo dei codici
In Menu ▸ Archivi ▸ Ditte, con il comando F7 - Impo. Prot.: nei
campi Fornitori Dal e Al. È un'impostazione della ditta, non
dell'utente, e quel comando compare solo a chi entra come ADMIN.
Due cose da sapere:
- se lasci entrambi i campi a zero il controllo non scatta e va bene qualunque codice;
- il controllo riguarda solo l'inserimento. Un fornitore già in archivio con un codice fuori intervallo si continua a modificare senza che nessuno protesti.
A cosa serve Nota Trasfert
È il rimando a una voce della tabella Note Particolari: una frase lunga anche mezza pagina, che il programma ripete da solo sui documenti in cui compare merce di questo fornitore.
Si compila per i fornitori con cui lavori in trasfert, conto servizi o delivery — quelli la cui merce vendi per conto loro. Su quei documenti la nota diventa una riga descrittiva, e sul DDT di trasfert intestato al fornitore finisce nelle annotazioni di piede.
Su ordini e preventivi non compare mai. Se il fornitore non lavora in nessuna di quelle forme, il campo si lascia a zero.
La frase viene copiata nel documento quando il documento nasce: correggendola in tabella non cambi i documenti già fatti.